Yêu cầu về chất lượng thông tin Cổng thông tin điện tử các trường đại học hiện nay

1. Quan niệm về Cổng thông tin điện tử, Chất lượng thông tin của Cổng thông tin điện tử các trường đại học

Để nhận diện chính xác chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học, trước hết, cần quan niệm rõ ràng về Cổng TTĐT, Cổng TTĐT các trường đại học, chất lượng thông tin.

Về quan niệm Cổng thông tin điện tử, ngay từ năm 2008, Điều 3 Nghị định số 97/2008/NĐ-CP “Quản lý, cung cấp, sử dụng dịch vụ Internet và thông tin điện tử trên Internet đã định danh” xác định: Cổng TTĐT là Tập hợp trang thông tin phục vụ cho việc cung cấp và trao đổi thông tin trên môi trường Internet (portal). Năm 2011, tại Điều 3 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP “Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang thông tin điện tử hoặc Cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước” nhận định: Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập duy nhất của cơ quan trên môi trường mạng, liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và các ứng dụng mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng và cá nhân hóa việc hiển thị thông tin; vàm Thông tin đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước là thông tin chính thống của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng (Điều 4); Tên miền truy cập cổng thông tin điện tử của cơ quan phải sử dụng tên miền quốc gia Việt Nam “.vn” (Điều 6) và Cổng có Ban biên tập Cổng và các chuyên viên kỹ thuật (Điều 21)...

Năm 2022, Khoản 1, Điều 3, Nghị định 42/2022/NĐ-CP “Quy định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến của cơ quan nhà nước trên môi trường mạng” cho rằng: “Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập của cơ quan trên môi trường mạng, liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và các ứng dụng mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng và cá nhân hóa việc hiển thị thông tin”.

Tóm lại, đặc điểm nhận diện Cổng thông tin điện tử là: 1. Là điểm cung cấp, truy cập thông tin chính thức của cơ quan trên mạng Internet; 2. Cung cấp, chia sẻ, lưu trữ, tương tác thông tin của cơ quan; bao gồm thông tin sự kiện, hoạt động của nhà trường và các loại thông tin dịch vụ, hành chính, quản lý, điều hành khác…

Về quan niệm Cổng thông tin điện tử các trường đại học, theo Điều 2, Thông tư số 37/2020/TT-BGDĐT Quy định về tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và Cổng thông tin điện tử tại các Sở Giáo dục và Đào tạo, phòng Giáo dục và đào tạo và các cơ sở giáo dục mầm non, giáo dục phổ thông và Giáo dục thường xuyên: Cổng thông tin điện tử là điểm truy cập duy nhất của cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục trên môi trường mạng, liên kết, tích hợp các kênh thông tin, các dịch vụ và các ứng dụng mà qua đó người dùng có thể khai thác, sử dụng. Điều 6 Thông tư nhấn mạnh, Thông tin đăng tải trên cổng thông tin điện tử của cơ quan quản lý giáo dục, cơ sở giáo dục là thông tin chính thống, đảm bảo đầy đủ, chính xác, kịp thời trên môi trường mạng.

Như vậy: Cổng thông tin điện tử các trường đại học là một hệ thống trang web trực tuyến, do nhà trường xây dựng và quản lý nhằm cung cấp thông tin về mọi mặt hoạt động của nhà trường, hỗ trợ các dịch vụ trực tuyến theo yêu cầu của cơ quan chủ quản và Bộ Giáo dục và Đào tạo, góp phần quảng bá các hoạt động của nhà trường, nâng cao hình ảnh, thương hiệu của nhà trường tới các đối tác và công chúng xã hội.

Theo Thông tư số 15/2018/TT-BGDĐT “Quy định tổ chức hoạt động, sử dụng thư điện tử và trang thông tin điện tử của các cơ sở giáo dục đại học, các trường cao đẳng sư phạm”, chức năng và nhiệm vụ Cổng thông tin điện tử là Xây dựng mối quan hệ trực tuyến giữa cơ sở giáo dục đại học với các tổ chức, cá nhân có liên quan; Công khai, minh bạch thông tin của cơ sở giáo dục đại học theo quy định hiện hành; Cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin chính thống của cơ sở giáo dục đại học trên môi trường mạng (Điều 6).

Điều đó đồng nghĩa, cung cấp thông tin là một trong những chức năng cơ bản của Cổng TTĐT các trường đại học. Tùy từng nhà trường mà nội dung thông tin được đăng tải khác nhau, tuy nhiên, theo Chương III Thông tư số 15/2018/TT-BGDĐT, các nhóm thông tin trên Cổng TTĐT trường đại học bao gồm: Thông tin chung về tổ chức, hành chính; Thông tin công khai đối với các cơ sở giáo dục đại học; Thông tin về tuyển sinh đại học, thạc sĩ, tiến sĩ; Thông tin kiểm định chất lượng giáo dục và cấp văn bằng, chứng chỉ; Niên giám thống kê về giáo dục; Thông tin khác… Về cơ bản, các danh mục nhóm nội dung thông tin đăng trên các Cổng TTĐT của cơ sở giáo dục theo Thông tư 15.2018 khá đồng nhất với quy định về Thông tin chủ yếu trên Cổng TTĐT, được quy định tại Điều 10 của Nghị định số 43/2011/NĐ-CP.

Chính bởi tầm quan trọng của Cổng, mà việc đảm bảo chất lượng thông tin trở thành yêu cầu cấp thiết.

Vậy, hiểu thế nào là chất lượng thông tin Cổng TTĐT các trường đại học?

Theo Từ điển Tiếng Việt: “Chất lượng là cái tạo nên phẩm chất, giá trị của một con người, một sự vật, sự việc” ⁽¹⁾. Ở khía cạnh đáp ứng yêu cầu thông tin của công chúng, chất lượng được hiểu là: “Mức độ của một tập hợp các đặc tính vốn có đáp ứng yêu cầu. Nếu sản phẩm không đáp ứng được yêu cầu, không được thị trường chấp nhận thì sản phẩm đó được coi là kém chất lượng”⁽²⁾.

Như vậy, chất lượng là mức độ đáp ứng các yêu cầu của người dùng về một loại sản phẩm, hàng hóa. Đối với Cổng TTĐT, thông tin là một thứ “hàng hoá đặc biệt” - một sản phẩm của tư tưởng, tinh thần. Từ bình diện chất lượng thông tin, tác giả Nguyễn Thị Thoa, Nguyễn Thị Hằng Thu cho rằng, “Chất lượng thông tin trong tác phẩm báo chí là mức độ đáp ứng nhu cầu về thông tin của công chúng bao gồm một loạt yếu tố như tính thời sự, hấp dẫn, phù hợp lợi ích sức gây ấn tượng, tâm lý mạnh mẽ”⁽³⁾.

Từ đó, có thể hiểu, chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học chính là năng lực đáp ứng yêu cầu thông tin tuyên truyền của Cổng, hỗ trợ hiệu quả mọi mặt hoạt động nhà trường, từ đó, góp phần nâng cao hình ảnh, thương hiệu nhà trường trong mắt cán bộ giảng viên, sinh viên, đối tác, công chúng xã hội.

2. Một số yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng thông tin điện tử các trường đại học

2.1. Căn cứ xác định yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng thông tin điện tử các trường đại học

Để xác định được chính xác các yêu cầu chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học, cần căn cứ trên cơ sở chính trị, pháp lý, cơ sở khoa học và cơ sở thực tiễn.

Về cơ sở chính trị: Đảng và Nhà nước ta luôn coi giáo dục và đào tạo, cùng với khoa học và công nghệ là quốc sách hàng đầu. Trong những năm qua, nhiều chủ trương, chính sách lớn đã được ban hành, góp phần thúc đẩy giáo dục và đào tạo đổi mới, phát triển mạnh mẽ, đạt được nhiều kết quả quan trọng. Gần đây nhất, ngày 22/8/2025, Tổng Bí thư Tô Lâm đã ký ban hành Nghị quyết số 71-NQ/TW của Bộ Chính trị về đột phá phát triển giáo dục và đào tạo, trong đó, Đảng ta xác định rõ mục tiêu đến năm 2030 là: “Nâng tầm các cơ sở giáo dục đại học thực sự trở thành các trung tâm nghiên cứu, đổi mới sáng tạo, khởi nghiệp của quốc gia và của các vùng”⁽⁴⁾.

Nghị quyết cũng nhấn mạnh yêu cầu phát triển đồng bộ hạ tầng thông tin và hệ sinh thái giáo dục số, trong đó các cơ sở giáo dục cần “phát triển hệ thống thông tin giáo dục và nhân lực quốc gia kết nối liên thông với hệ thống thông tin thị trường lao động, việc làm và tích hợp thông tin khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo của các cơ sở giáo dục”, đồng thời “đẩy mạnh hợp tác và hội nhập quốc tế sâu rộng".

Tuy Nghị quyết 71-NQ/TW không trực tiếp đề cập đến vai trò của truyền thông hay Cổng TTĐT của các trường đại học, song, các định hướng nêu trên đã đặt ra yêu cầu rõ ràng đối với các cơ sở giáo dục đại học trong việc đổi mới phương thức truyền thông, quảng bá, xây dựng thương hiệu và minh bạch hóa thông tin. Cổng TTĐT chính là phương tiện quan trọng để các trường thực hiện mục tiêu đó - là kênh thông tin chính thức, góp phần “phát triển giáo dục trên nền tảng văn hóa, giá trị truyền thống dân tộc, đồng thời tiếp thu tinh hoa nhân loại, chuẩn mực quốc tế; giáo dục, đào tạo công dân Việt Nam trở thành công dân toàn cầu; bảo đảm ‘học đi đôi với hành’, ‘lý thuyết gắn liền với thực tiễn’, ‘nhà trường gắn liền với xã hội’.” (Nghị quyết 71-NQ/TW). Từ định hướng lớn mà Đảng đã nêu, cần phải đặt ra yêu cầu cụ thể về chất lượng thông tin trên Cổng thông tin điện tử của các trường đại học: bảo đảm tính định hướng chính trị, tư tưởng rõ ràng.

Về cơ sở pháp lý: Việc xác định yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT của các trường đại học được quy định rõ trong các văn bản quy phạm pháp luật của Nhà nước, đặc biệt là Luật Công nghệ thông tin; Thông tư số 26 của Bộ TT-TT và Kế hoạch số 80/KH-UBND; Nghị định số 43/2011/NĐ-CP và Thông tư số 15/2018/TT-BGDĐT… Theo Điều 5 Nghị định số 43/2011/NĐ-CP của Chính phủ, thông tin đăng tải phải tuân thủ ba nguyên tắc cơ bản: Một là, thông tin phải đúng với quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách và pháp luật của Nhà nước; đồng thời phục vụ kịp thời cho công tác quản lý của cơ quan và nhu cầu khai thác thông tin của các tổ chức, cá nhân. Hai là, thông tin cung cấp trên cổng thông tin điện tử phải tuân thủ đầy đủ các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, báo chí, sở hữu trí tuệ và quản lý thông tin trên Internet. Ba là, việc đăng tải, trích dẫn, sử dụng lại thông tin phải ghi rõ tên tác giả và nguồn cung cấp thông tin.

Bổ sung và cụ thể hóa các quy định này trong lĩnh vực giáo dục, Thông tư số 15/2018/TT-BGDĐT ngày 19/7/2018 của Bộ Giáo dục và Đào tạo đã xác định rõ chức năng và nguyên tắc hoạt động của cổng thông tin điện tử. Theo Điều 6 của Thông tư, một trong những nhiệm vụ trọng tâm của trang thông tin điện tử các trường đại học là “cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời các thông tin chính thống của cơ sở giáo dục đại học trên môi trường mạng”. Đồng thời, Điều 7 cũng quy định các nguyên tắc cung cấp thông tin, bao gồm: Thông tin phải đúng với quan điểm, chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước và có giá trị pháp lý; Phải tuân thủ các quy định của pháp luật về an toàn, an ninh mạng, bảo vệ bí mật nhà nước, báo chí, sở hữu trí tuệ và quản lý thông tin trên Internet; Việc đăng tải, trích dẫn, sử dụng lại thông tin phải ghi rõ tên tác giả và nguồn.

Từ những quy định trên, có thể thấy, hệ thống văn bản pháp lý hiện hành đã đặt nền tảng, tạo cơ sở cho việc xác định các yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT của các trường đại học, để các Cổng thông tin có căn cứ thực hiện.

Về cơ sở khoa học: Để đảm bảo chất lượng thông tin trên các Cổng TTĐT, ngoài việc tuân thủ các định hướng chính trị, pháp lý, còn cần xem xét ở phương diện kỹ năng truyền thông dựa trên nhu cầu tiếp nhận của công chúng. Jakob Nielsen, một nhà nghiên cứu về sử dụng web, đã tiến hành một nghiên cứu chi tiết trước khi kết luận: “Mọi người hiếm khi đọc các trang web từng từ một; thay vào đó, họ chỉ lướt qua trang, chọn ra một vài từ hoặc câu riêng lẻ. Người đọc web thường bận rộn và chỉ muốn tiếp cận thông tin rõ ràng, chính xác”, vì vậy, “các trang web cần trình bày nội dung theo cách dễ quét - dễ lướt (scannable text), bằng cách sử dụng: Từ khóa được làm nổi bật (liên kết siêu văn bản - hypertext - là một dạng làm nổi bật; kiểu chữ và màu sắc khác nhau cũng có tác dụng tương tự); Các tiêu đề phụ có ý nghĩa (không nên đặt tiêu đề “ngụ ý” hoặc mơ hồ); Danh sách dạng gạch đầu dòng; Mỗi đoạn chỉ nên trình bày một ý chính (người dùng sẽ bỏ qua phần còn lại nếu không bị thu hút ngay từ vài từ đầu tiên của đoạn); Kiểu viết hình kim tự tháp ngược, bắt đầu bằng kết luận; Số lượng từ chỉ bằng một nửa (hoặc ít hơn) so với văn bản thông thường⁽⁵⁾.

Roy Peter Clark, cây bút nổi tiếng chuyên viết cho Viện Poynter, một website nghiên cứu danh tiếng về báo chí Mỹ, từng tuyên bố: “Hầu hết các câu chuyện hay mà chúng ta kể có thể được trình bày trong 800 từ hoặc ít hơn”. Clark cho rằng, “người viết có thể viết ngắn mà vẫn sâu sắc nếu biết tập trung, chọn chi tiết đắt giá và sử dụng hiệu quả các công cụ kể chuyện như nhân vật, hành động, bối cảnh, đối thoại và cảm xúc”; “Tập trung, tập trung, và tập trung. Viết ngắn không có nghĩa là viết ít, mà là viết đúng điều cần nói.” Cuối cùng, Clark kết luận rằng nghệ thuật viết ngắn chính là “biến những khối than thô thành viên kim cương nhỏ bé”⁽⁶⁾.

Tại Việt Nam, Nguyễn Đức Dũng nhấn mạnh: Khi viết các tin, bài có tính chất báo chí trên trang tin, cổng thông tin điện tử, người viết nên lưu ý một số điểm: Không lòng vòng mà hãy nói thẳng vào câu chuyện chính; Độc giả không chỉ muốn biết ai, cái gì, ở đâu và khi nào mà cả tại sao; Dùng các đoạn ngắn (mỗi đoạn một ý); Với những bài dài, nên có những tít phụ và các box chứa đựng thông tin (cách này vừa tạo ra những điểm nghỉ cho mắt, vừa lôi kéo độc giả đọc tiếp); Có thể dùng font chữ đậm (bold) để nhấn mạnh những điểm quan trọng trong các tin, bài (nhưng không nên lạm dụng); Dùng bullet cho các danh mục (nhìn thoáng là biết từng điểm, rất rõ ràng); Nên có ảnh hoặc hình minh họa, dù nhỏ vẫn cố gắng sử dụng. Không được sử dụng ảnh hoặc minh họa chỉ với mục đích trang trí; Hãy luôn đặt câu hỏi: “Thông tin này có thể làm thành đồ thị, bảng biểu, hình minh họa không?" (nếu thấy nên làm biểu, bảng thì không cần phải chần chừ mà tiến hành làm ngay); Dùng các đường link để bổ sung thêm các chi tiết mà không cần phải viết thêm⁽⁷⁾.

Tác giả Nguyễn Thị Trường Giang, trong Báo mạng điện tử -Những vấn đề cơ bản đề xuất cách viết cho báo mạng điện tử (có thể ứng dụng viết tin tức cho Cổng TTĐT): Viết ngắn gọn, đúng trọng tâm, Nên sử dụng nhiều bài ngắn, đoạn ngắn, câu đơn giản; Tăng cường thông tin lý giải và định hướng; Không bao giờ quên viết sapo; Tăng cường tạo lập các lớp thông tin qua siêu liên kết; Tăng cường kết hợp đa phương tiện trong chuyển tải thông tin ⁽⁸⁾.

Về mặt nội dung thông tin, tác giả Line Ross trong Nghệ thuật thông tin nhấn mạnh 3 điểm đáng chú ý: “Thông tin tốt, Hiểu được; Đọc được”; “Chú trọng sự kiện! Sự kiện; Rõ ràng, chính xác, tin cậy, đầy đủ; Đưa thông tin theo thứ tự giảm dần về tính quan trọng…”⁽⁹⁾.

Như vậy, những nghiên cứu, quan điểm và khuyến nghị nêu trên có thể được xem là cơ sở khoa học quan trọng để xác lập các yêu cầu đảm bảo chất lượng thông tin trên Cổng của các trường đại học hiện nay.

Về cơ sở thực tiễn: Trong bối cảnh hiện nay, khi Quyết định số 749/QĐ-TTg ngày 03/6/2020 của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt "Chương trình Chuyển đổi số quốc gia đến năm 2025, định hướng đến năm 2030" và Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia” đang được triển khai sâu rộng ở mọi lĩnh vực, ngành nghề, tổ chức, cơ quan, đơn vị, thì thực tiễn chuyển đổi số giáo dục đại học và chuyển đổi số hoạt động truyền thông được xem là 2 cơ sở quan trọng, tác động đến yêu cầu chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học.

 “Trong lĩnh vực báo chí, truyền thông, chuyển đổi số trước hết chính là việc sử dụng các công cụ, giải pháp công nghệ số để đổi mới mô hình, cách thức tác nghiệp, sản xuất và phân phối nội dung theo hướng tối ưu hoá mô hình tổ chức hoạt động của các cơ quan báo chí, truyền thông. Đây chính là hoạt động ứng dụng công nghệ số để làm mới quy trình truyền thống trong sáng tạo và phân phối cũng như hưởng thụ các sản phẩm và dịch vụ báo chí, truyền thông. Để thực hiện bước chuyển này, các đơn vị, chủ thể hoạt động trong lĩnh vực báo chí, truyền thông phải thực hiện số hoá thông tin liên quan đến đầu vào của hoạt động báo chí, truyền thông và số hoá các quy trình tác nghiệp”⁽¹⁰⁾. Việc ứng dụng AI, Big Data, IoT tạo ra các sản phẩm mới: ứng dụng trả lời tự động (Chatbot) hay các sản phẩm báo chí dữ liệu, báo chí thị giác, Megastory, Infographics, Timeline, Ảnh 360^o hoặc ứng dụng AI, Thư toà soạn (Newsletter), đổi mới và tạo ra các hình thức thông tin sáng tạo chính là xu thế của truyền thông hiện đại. Truyền thông số cũng đem đến những đặc trưng nổi bật như khả năng lan tỏa thông tin rộng rãi, tính cá nhân hóa trong tiếp nhận, đo lường phản hồi tức thời và tương tác thuận tiện của dòng chảy dữ liệu.

Cùng với xu hướng chuyển đổi số truyền thông, yêu cầu chuyển đổi số hoạt động đào tạo - nghiên cứu khoa học - hợp tác quốc tế và các mặt hoạt động khác đang thôi thúc các trường đại học triển khai hệ thống phần mềm trực tuyến, học tập số, giảng dạy số tích hợp trên Cổng TTĐT. Vì vậy, trách nhiệm thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học ngày nay không chỉ còn là cung cấp thông tin nội bộ cho công chúng nội bộ, mà còn phải trở thành kênh phục vụ cộng đồng, kênh quảng bá rộng rãi hình ảnh, thương hiệu nhà trường trong nước, khu vực và trên thế giới.

2.2. Một số yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng thông tin điện tử các trường đại học

Từ những căn cứ chính trị, pháp lý, khoa học và thực tiễn đã nêu trên, có thể xác định hai nhóm yêu cầu về chất lượng thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học như sau:

Nhóm thứ nhất: Những yêu cầu cơ bản, truyền thống:

- Về nội dung thông tin:

+ Thông tin phải mang tính thời sự, cập nhật liên tục các sự kiện của nhà trường hàng ngày

Thông tin được đăng tải trên Cổng TTĐT nhà trường cần đảm bảo tính thời sự cao, phản ánh kịp thời mọi hoạt động quan trọng đang diễn ra của nhà trường hàng ngày. Việc cập nhật liên tục không chỉ giới hạn ở các sự kiện lớn như lễ khai giảng, hội thảo khoa học, đại hội Đảng hay các hoạt động tuyển sinh mà còn bao gồm những hoạt động thường nhật như các buổi sinh hoạt khoa học các đơn vị trong trường, hoạt động ngoại khóa của sinh viên, công bố thành tựu nghiên cứu hay những đổi mới trong công tác quản lý đào tạo, quản lý ký túc xá...

Một số Cổng TTĐT đã quy định về thời gian đưa tin trên Cổng, ví dụ, tại Cổng TTĐT Học viện Báo chí và Tuyên truyền, Ban biên tập quy định: Tin thời sự quan trọng cần được cập nhật càng sớm càng tốt (thường trong vòng 1–3 giờ sau sự kiện); Tin, bài ít quan trọng hơn (như hoạt động của các đơn vị trong Học viện, của sinh viên, giảng viên…) cần được cập nhật muộn nhất không quá 8 tiếng; Thông tin có thời hạn sử dụng (như thông báo tuyển sinh, lịch học) phải được cập nhật hoặc gỡ bỏ đúng lúc; Có quy trình rà soát định kỳ để làm mới các nội dung cũ trên Cổng, ví dụ: thông tin giới thiệu các đơn vị, thông tin giới thiệu về nhân sự, về Nhà trường…⁽¹¹⁾

Việc cập nhật thông tin thường xuyên, hàng ngày giúp cán bộ, giảng viên, sinh viên trong trường nắm bắt nhanh chóng các thông tin quan trọng, giúp tạo dựng hình ảnh một nhà trường năng động, minh bạch. Cập nhật thông tin thường xuyên còn giúp nhà trường chủ động dẫn dắt dư luận, tránh bị phụ thuộc vào các nguồn tin bên ngoài hoặc các kênh mạng xã hội không chính thức. Điều này càng có ý nghĩa trong bối cảnh truyền thông số, khi thông tin lan truyền nhanh, mọi sự chậm trễ hay thiếu minh bạch có thể ảnh hưởng đến hình ảnh nhà trường.

+ Thông tin phải chính xác

Các tin bài, thông báo, tài liệu công bố trên Cổng phải được kiểm chứng kỹ trước khi xuất bản; các dữ liệu, số liệu, tên người, tên tổ chức, chức danh, chức vụ… trong các sự kiện được phóng viên phản ánh phải đúng và cập nhật. Việc đưa tin sai lệch về các con số như chỉ tiêu tuyển sinh, thời gian thi, lịch tốt nghiệp, quy chế học tập…, có thể gây hoang mang, hiểu nhầm, thậm chí làm gián đoạn hoạt động học tập của hàng ngàn sinh viên, của các đơn vị, cán bộ, giảng viên.

Bên cạnh đó, thông tin chính xác còn thể hiện tính chuyên nghiệp và uy tín trong công tác quản trị truyền thông. Khi Cổng thông tin của trường đại học trở thành một nguồn thông tin chính thống, được các cơ quan báo chí trích dẫn, đối tác quan tâm hoặc cộng đồng học thuật tham khảo, thì độ chính xác càng phải được đặt lên hàng đầu. Từng câu chữ, dữ liệu trong bài viết phải được dẫn nguồn rõ ràng, người phát ngôn được xác định cụ thể, các dẫn chứng phải có căn cứ xác thực...

+ Thông tin phải đa dạng

Thông tin trên Cổng TTĐT các trường đại học phải cung cấp nội dung phong phú, toàn diện, phản ánh nhiều khía cạnh trong đời sống học đường, hoạt động đào tạo, nghiên cứu khoa học, hoạt động lưu trữ khoa học, hợp tác quốc tế, phong trào sinh viên, các chính sách, chiến lược phát triển của nhà trường, hoạt động quan trọng của các đơn vị trong trường...

Sự đa dạng thông tin giúp Cổng trở thành một kênh truyền thông tổng hợp, đáp ứng nhu cầu khác nhau của các nhóm đối tượng sử dụng khác nhau như sinh viên, giảng viên, cán bộ lãnh đạo quản lý, phụ huynh, nhà báo, nhà tuyển dụng, đối tác trong và ngoài nước.

+ Thông tin phải đúng định hướng chính trị, tư tưởng của Đảng, Nhà nước, của nhà trường

Yêu cầu đầu tiên và quan trọng nhất đối với chất lượng thông tin trên Cổng của các trường đại học là phải đúng định hướng chính trị, tư tưởng của Đảng, Nhà nước và của chính nhà trường. Đây là nguyên tắc có tính nền tảng, góp phần tuyên truyền, giáo dục và định hướng nhận thức xã hội.

Trước hết, mọi thông tin được đăng tải phải phản ánh trung thực, chính xác và có tính định hướng tích cực, tuyệt đối không được sai lệch hoặc gây hiểu nhầm về chủ trương, đường lối của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước, bao gồm cả trong lĩnh vực giáo dục đào tạo, nghiên cứu khoa học. Cổng thông tin của các trường đại học phải là phương tiện quan trọng trong công tác tư tưởng - văn hóa, góp phần lan tỏa những giá trị cốt lõi, hình ảnh và triết lý giáo dục của mỗi trường. Do đó, nội dung thông tin cần được kiểm duyệt chặt chẽ, có sự thống nhất về tư tưởng và thể hiện rõ tinh thần trách nhiệm xã hội của cơ sở giáo dục.

+ Thông tin phải mang tính giáo dục, khoa học

Với đặc thù là Cổng TTĐT các trường đại học - nơi cung cấp tri thức, năng lực sáng tạo khoa học cho cán bộ, sinh viên, thông tin trên Cổng TTĐT cũng phải hướng tới mục tiêu bồi dưỡng tri thức và phát triển năng lực nhận thức cho công chúng. Ví dụ: Tin bài về gương sinh viên tiêu biểu, phong trào nghiên cứu khoa học, hoạt động thiện nguyện của giảng viên, sinh viên... đều mang tính giáo dục rõ rệt. Các bài phân tích chính sách giáo dục, định hướng nghề nghiệp, đạo đức nghề nghiệp, tinh thần đổi mới sáng tạo cũng thể hiện chức năng giáo dục...

-Về hình thức:

+ Thông tin đơn giản, dễ hiểu, dễ tiếp nhận

Việc trình bày thông tin một cách đơn giản, ngắn gọn sẽ giúp người dùng nhanh chóng nắm bắt nội dung chính. Thông tin dễ hiểu đồng nghĩa với việc sử dụng ngôn ngữ phổ thông, tránh thuật ngữ chuyên môn hoặc viết quá dài dòng.

Thông tin dễ tiếp nhận không chỉ ở nội dung mà còn phụ thuộc vào cách trình bày: font chữ rõ ràng, bố cục trang hợp lý, có tít phụ cho các bài viết dài, có hệ thống chuyên trang, chuyên mục thuận tiện cho việc tìm kiếm và truy cập. Ngoài ra, việc tối ưu hiển thị trên nhiều nền tảng - đặc biệt là điện thoại di động - cũng là yếu tố quan trọng giúp người dùng tiếp cận thông tin mọi lúc, mọi nơi.

+ Kết cấu tin, bài rõ ràng

Bài viết cần có bố cục rõ ràng, trình bày mạch lạc và bảo đảm tính thống nhất giữa các chuyên mục. Mỗi bài cần có tiêu đề ngắn gọn, trả lời câu hỏi: chuyện gì; phần mở đầu (sapo) cô đọng, giới thiệu ngắn gọn thông tin cơ bản về sự kiện như ai, cái gì, ở đâu, khi nào, để người đọc nhanh chóng nắm được nội dung chính; phần thân bài chia đoạn hợp lý, có thể sử dụng tít phụ để tạo điểm nhấn và giúp người đọc dễ theo dõi. Các bài viết trong cùng chuyên mục nên được trình bày nhất quán về cấu trúc, độ dài tiêu đề và cách viết. Trình tự nội dung cần tuân theo lôgic thống nhất, thường gồm các phần: diễn biến chính, phát biểu đại biểu, kết quả hoặc số liệu, đánh giá và định hướng. Cách sắp xếp này giúp người đọc dễ dàng tìm kiếm và tiếp nhận thông tin.

+ Tận dụng ngôn ngữ hình ảnh và yếu tố đa phương tiện

Hình ảnh và các yếu tố ngôn ngữ đa phương tiện đóng vai trò quan trọng, không chỉ cung cấp thêm thông tin về sự kiện, hoạt động, mà còn tạo được ấn tượng thị giác, làm nên tính sinh động, hấp dẫn của thông tin. Do đó, Cổng cần chú trọng chất lượng ảnh và tận dụng ngôn ngữ đa phương tiện: video, audio, các box thông tin, infographics bên cạnh text, ảnh tĩnh. Ví dụ, một bài viết về hình thức tuyển sinh đại học của nhà trường sẽ hiệu quả hơn nếu kèm theo video hướng dẫn cách đăng ký hoặc infographic tóm tắt các mốc thời gian, các hình thức tuyển sinh…

Hình ảnh minh họa cần sắc nét, sáng rõ và có bố cục hợp lý. Mỗi ảnh cần có chú thích đầy đủ, chính xác, thể hiện rõ nhân vật, địa điểm và thời gian diễn ra sự kiện, hoạt động. Hình ảnh chân thực, không cắt ghép, không dàn dựng.

Ngoài ảnh và video, audio trong tin, bài, các Cổng TTĐT cũng có thể thiết kế các chuyên mục riêng biệt về ảnh, video, audio như: Thư viện Ảnh, Ảnh tin, Hình ảnh Nhà trường, Góc ảnh; Bản tin Phát thanh, Bản tin Truyền hình, Video, Podcast… nhằm tận dụng thế mạnh của đa phương tiện, phục vụ tốt hơn nhu cầu tiếp nhận đa dạng của công chúng, đồng thời, góp phần lan toả tốt hơn thương hiệu, hình ảnh nhà trường trên đa nền tảng.

+ Dung lượng, thể loại hợp lý:

Trên Cổng TTĐT, không nên lạm dụng tin có dung lượng dài. Nên chia thành các dạng tin ngắn, tin sâu. Với tin ngắn, thường thông tin về các sự kiện, hoạt động ít quan trọng, có thể để dung lượng 500 - 600 chữ; tin sâu từ 600 đến 1.000 chữ, dành cho các sự kiện quan trọng và đặc biệt, ví dụ tin về Khai giảng, Bế giảng, Tuyển sinh, Đại hội Đảng, Đại hội công nhân viên chức. Bài phản ánh từ 1.000 đến 1.200 chữ cho sự kiện đặc biệt; bài phỏng vấn hoặc bình luận khoảng 700–1.000 chữ. Đồng thời, không chỉ sử dụng thể loại tin, Cổng nên đa dạng thể loại/hình thức: bài phản ánh, phỏng vấn, bài phân tích, Infographics, Ảnh 360^o, thậm chí cả phóng sự… nhằm phản ánh hiện thực nhà trường đa chiều hơn.

- Về thiết kế, trình bày thông tin

+ Thiết kế, trình bày hiện đại, thân thiện, giúp thông tin lan tỏa rộng, nhanh

Trong môi trường truyền thông số, nơi thông tin lan tỏa nhanh, cá nhân hóa cao và phản hồi diễn ra tức thì, thì một giao diện hiện đại, thân thiện và có tính ứng dụng cao không chỉ giúp truyền tải thông tin chính xác, hấp dẫn mà còn góp phần giúp thông tin hiện diện sinh động, ấn tượng.

Về bố cục: Các phần của trang (đầu trang, giữa trang, chân trang) được sắp xếp rõ ràng, có vị trí và chức năng riêng, ví dụ: Đầu trang (header): chứa logo, tên trường, thanh menu điều hướng, thanh tìm kiếm; Giữa trang (main content): là phần chính để hiển thị tin tức, thông báo, bài viết, hình ảnh hoặc video; Chân trang (footer): cung cấp thông tin liên hệ, bản quyền, liên kết nhanh hoặc các biểu tượng mạng xã hội; Các chuyên mục và chuyên trang (như Tuyển sinh, Đào tạo, Nghiên cứu khoa học, Hợp tác quốc tế…) được tổ chức mạch lạc, thuận tiện cho người dùng tìm kiếm thông tin.

Về màu sắc: Tông màu phù hợp, không gây rối mắt, bám sát lô gô nhà trường để chọn màu chủ đạo, màu phụ trợ cho Cổng. Ví dụ, lô gô của Học viện Báo chí và Tuyên truyền gồm 2 màu chính là đỏ tươi và xanh dương, nên màu sắc của tin, bài trên Cổng chủ đạo cũng là đỏ tươi và xanh, làm bật bản sắc của Cổng. Các yếu tố đồ họa (logo, font chữ, biểu tượng, phong cách hình ảnh) trong tin, bài được sử dụng thống nhất theo quy chuẩn mà trường đã ban hành, giúp người dùng dễ dàng nhận diện và ghi nhớ thương hiệu của trường trên môi trường số. Màu chữ cần có độ tương phản tốt với nền để đảm bảo khả năng đọc dưới nhiều điều kiện ánh sáng trắng.

Về cấu trúc thông tin và khả năng điều hướng: Thông tin trên Cổng cần được tổ chức khoa học, rõ ràng, dễ tìm kiếm. Các chuyên mục nên được sắp xếp theo logic lĩnh vực hoạt động của trường như: Giới thiệu, đào tạo, nghiên cứu khoa học, hợp tác quốc tế, tuyển sinh, dịch vụ sinh viên… Việc cá nhân hóa nội dung theo nhóm đối tượng (sinh viên, giảng viên, cựu sinh viên, đối tác…) giúp nâng cao tính phù hợp và gắn kết. Đây là biểu hiện rõ nét của năng lực truyền thông số - khi người dùng không chỉ “đọc” mà còn “tham gia” vào dòng chảy thông tin, sự kiện của nhà trường. Bên cạnh đó, hệ thống menu, công cụ tìm kiếm và gợi ý thông tin liên quan cần được tối ưu để người dùng dễ dàng truy cập, tiết kiệm thời gian và có trải nghiệm thuận tiện.

Về phông chữ, cỡ chữ: Nên ưu tiên các kiểu dễ đọc, thể hiện sự trang trọng và hiện đại như Times New Roman, Arial hoặc Roboto. Tiêu đề chính thường có cỡ 18–20 pt, tiêu đề phụ 14–16 pt, nội dung chính 12–13 pt và chú thích ảnh từ 10–11 pt.

Nhóm thứ hai: Những yêu cầu thích ứng với bối cảnh chuyển đổi số

Như đã trình bày, trong bối cảnh chuyển đổi số, Cổng TTĐT các trường đại học cần được vận hành như một nền tảng truyền thông số hiện đại, không chỉ là kênh truyền thông nội bộ, mà còn hướng tới cộng đồng.

Trước hết, các Cổng TTĐT cần tích hợp công nghệ để đổi mới sáng tạo nội dung, ví dụ: tăng cường các thể loại báo chí số theo hướng đa phương tiện như infographics, podcast, video, lens, timeline, ảnh 360 độ, newsletter… để đổi mới cách kể chuyện và trình bày sự kiện. Các bài viết nên có đa lớp thông tin, được bổ trợ bằng liên kết siêu văn bản (hyperlink), tài liệu đính kèm hoặc dữ liệu mở, giúp người đọc có thể tra cứu thêm các nguồn liên quan, mở rộng tri thức và tạo cảm giác tin cậy, chuyên nghiệp.

Thứ hai, ứng dụng các công cụ tự động hóa như trí tuệ nhân tạo (AI), hệ thống cập nhật tin tức tự động (RSS) và chatbot thông minh để tự động thu thập, tổng hợp và cập nhật dữ liệu người dùng, thống kê lượt truy cập, đo lường mức độ quan tâm và tương tác của người đọc, trên cơ sở đó, điều chỉnh thông tin theo nhu cầu công chúng. Cổng phát triển tính năng hỗ trợ tra cứu thông tin nhanh, dễ dàng, công cụ đặt câu hỏi và nhận phản hồi tức thì, giúp nhà trường đánh giá hiệu quả truyền thông, từ đó điều chỉnh chiến lược nội dung phù hợp.

Thứ ba, giao diện hỗ trợ thông tin cần được thiết kế theo hướng đáp ứng linh hoạt, dễ đọc trên mọi thiết bị - từ máy tính, máy tính bảng, laptop đến điện thoại di động, đồng thời, bảo đảm tốc độ tải trang nhanh và thân thiện với người dùng.

Thứ tư, Cổng TTĐT cũng cần tích hợp các kênh tương tác hiện đại như liên kết mạng xã hội (Facebook, Zalo, YouTube), các tính năng chia sẻ nhanh nội dung.

Tóm lại, trong bối cảnh chuyển đổi số, mỗi trường cần có tư duy chuyên nghiệp và sáng tạo trong sản xuất nội dung, xây dựng Cổng TTĐT như một nền tảng truyền thông số hiện đại – sinh động – hấp dẫn.

Kết luận

Với vai trò là kênh thông tin chính thống, Cổng TTĐT các trường đại học không chỉ phản ánh hoạt động của trường mà còn là công cụ phục vụ công tác quản lý, tuyên truyền và lan tỏa giá trị học thuật. Cổng có giá trị không thể thay thế trong môi trường truyền thông số, khi các cơ sở giáo dục phải không ngừng khẳng định vị thế, quảng bá hình ảnh, thu hút người học và mở rộng hợp tác quốc tế. Sự cạnh tranh về thương hiệu, chất lượng đào tạo và uy tín học thuật khiến việc truyền thông trở thành một phần không thể tách rời trong chiến lược phát triển của mỗi trường.

Để thực hiện tốt nhiệm vụ, các Cổng TTĐT cần tuân thủ những yêu cầu về chất lượng thông tin, ở cả khía cạnh nội dung, hình thức, thiết kế trình bày... Không chỉ phải đảm bảo nội dung cập nhật, chính xác, đa dạng, bám sát định hướng, đơn giản, dễ hiểu hay hợp lý về dung lượng, tận dụng yếu tố đa phương tiện, mà thông tin còn phải thực sự hiện đại, sinh động, hấp dẫn, thân thiện, tương thích với nhiều thiết bị, tích hợp đa nền tảng, lan tỏa cao trong không gian truyền thông số. Cổng TTĐT trong bối cảnh số không thể chỉ là kênh truyền thông nội bộ, mà phải thực sự vươn tầm, trở thành kênh truyền thông cộng đồng, đem thương hiệu, uy tín của nhà trường bay xa trong khu vực và trên thế giới./.

_____________________________________________________

(1) Hoàng Phê, (2016), Từ điển tiếng Việt, Viện Ngôn ngữ học, Nxb. Hồng Đức, tr.139.

(2), (3) Nguyễn Thị Thoa, Nguyễn Thị Hằng Thu, (2012), Tác phẩm báo chí đại cương, Nxb. Giáo dục, tr. 157, tr.25.

(4) Nghị quyết của Bộ Chính trị về đột phá phát triển giáo dục và đào tạo, https://xaydungchinhsach.chinhphu.vn/toan-van-nghi-quyet-so-71-nq-tw-cua-bo-chinh-tri-ve-dot-pha-phat-trien-giao-duc-va-dao-tao-119250828110759964.htm?utm_source=chatgpt.com, truy cập 15/10/2025.

(5) Jakob Nielsen (1997), How Users Read on the Web (Người dùng đọc web như thế nào), Nielsen Norman Group.
Nguồn: https://www.nngroup.com/articles/how-users-read-on-the-web/, truy cập 16/10/2025.

(6) Roy Peter Clark (2024), How to write a good story in 800 words or less (Làm thế nào để viết 1 câu chuyện trong 800 chữ hoặc ít hơn?), Poynter Institute.
Nguồn: https://www.poynter.org/reporting-editing/2024/how-to-write-a-good-story-in-800-words-or-less-2/, truy cập 16/10/2025.

(7) Nguyễn Đức Dũng (2016), Tài liệu truyền thông cơ sở, Sở Thông tin và Truyền thông Hà Nội, trang 14-15.

(8) Nguyễn Thị Trường Giang (2010), Báo mạng điện tử -Những vấn đề cơ bản Nxb. Chính trị -Hành chính, tr.124-128.

(9) Line Ross (2004), Nghệ thuật thông tin, Nxb. Thông tấn, tr.61, tr.29.

(10) Vũ Văn Hà (2022), Báo chí, truyền thông trong xu thế chuyển đổi số, in trong sách Chuyển đổi số báo chí Việt Nam: Một số vấn đề lý luận và thực tiễn, Nxb. Chính trị quốc gia Sự thật, tr.95.

(11) Cổng TTĐT ajc.edu.vn (2025), Dự thảo quy trình xuất bản Cổng TTĐT, Học viện Báo chí và Tuyên truyền.