Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý đào tạo tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền hiện nay

1. Một số vấn đề cơ bản về quản lý đào tạo

Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (2002) định nghĩa “Đào tạo là quá trình tác động đến một con người nhằm làm cho con người đó lĩnh hội và nắm vững những tri thức, kỹ năng, kỹ xảo một cách có hệ thống nhằm chuẩn bị cho người đó thích nghi với cuộc sống và có khả năng nhận một sự phân công nhất định, góp phần của mình vào sự phát triển xã hội, duy trì và phát triển nền văn minh của nhân loại”⁽¹⁾. Theo đó, ta thấy, hoạt động quản lý đào tạo là một quá trình có mục đích và kế hoạch, do đó cần phải tổ chức và quản lý để đảm bảo cho hoạt động đào tạo đạt được những mục tiêu đặt ra.

Tác giả Trần Khánh Đức đã đề xuất mô hình tổng thể của quá trình đào tạo trong nghiên cứu của mình như Hình 1 dưới đây⁽²⁾.

Từ mô hình tổng thể này, chúng ta thấy được đầy đủ những thành tố, chức năng, đối tượng tham gia vào hoạt động quản lý đào tạo. Hướng tới sự đồng bộ, thống nhất và hiệu quả quản lý trong tình hình mới, tất yếu khách quan phải ứng dụng CNTT để đạt được mục đích và hiệu quả mà mỗi cơ sở đào tạo đặt ra⁽³⁾.

Học viện Báo chí và Tuyên truyền là cơ sở đào tạo, bồi dưỡng giảng viên lý luận chính trị, báo chí, xuất bản, cán bộ làm công tác tuyên giáo và các lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn khác; đào tạo đại học, sau đại học các lĩnh vực khoa học xã hội nhân văn khác nhằm nâng cao chất lượng đào tạo, bồi dưỡng cán bộ và góp phần vào việc hoạch định đường lối, chủ trương của Đảng, chính sách, pháp luật của Nhà nước⁽⁴⁾. Đồng thời, là một cơ sở giáo dục trọng điểm trong hệ thống giáo dục quốc dân, để đáp ứng được những yêu cầu chung cần có những đổi mới, đột phá, tăng cường ứng dụng CNTT để giải quyết hiệu quả bài toán quản lý mà Học viện đề ra.

2. Một số thực trạng về ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền

Hiện nay, Học viện Báo chí và Tuyên truyền đào tạo đủ 3 cấp (cử nhân, thạc sỹ, tiến sĩ) và nhiều chương trình bồi dưỡng các lĩnh vực khác (40 chương trình đào tạo đại học, 20 chương trình đào tạo thạc sỹ, 7 chương trình đào tạo tiến sĩ, 14 chương trình bồi dưỡng). Vì vậy, việc ứng dụng CNTT vào quản lý dạy và học là vấn đề cần đặt ra cấp bách. Với sự đa dạng các loại hình đào tạo, trong đó, hệ đào tạo đại học sử dụng phương thức đào tạo tín chỉ, Học viện đã xây dựng, triển khai các phần mềm chức năng đặc thù theo nhiệm vụ chuyên môn như: phần mềm quản lý đào tạo, phần mềm quản lý tài chính, phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học, các phân hệ phần mềm quản lý cơ sở vật chất, các ứng dụng phục vụ học và đánh giá ngoại ngữ, tin học và Cổng thông tin điện tử của Học viện. Bên cạnh đó, Học viện còn có chuyên trang đào tạo và tuyển sinh được cấp phép hoạt động theo giấy phép số 177/GP-BC cấp ngày 29.10.2004 của Cục Báo chí - Bộ Thông tin và Truyền thông⁽⁵⁾. Trong quá trình xây dựng và phát triển, Học viện đã xác định được trọng tâm trong việc ứng dụng CNTT cũng như quan tâm, đầu tư và triển khai các phần mềm hệ thống đáp ứng cơ bản quá trình đào tạo với các chủ thể tham gia vào hệ thống như Hình 2:

Từ mô hình thể hiện ở Hình 2 cho thấy, với trung tâm là tập hợp các phần mềm ứng dụng có nhiệm vụ quản lý đào tạo, hầu hết các đơn vị, chủ thể của Học viện đều đã tham gia vào công tác quản lý đào tạo bằng các phần mềm. Đây là một cơ sở quan trọng cho thấy việc ứng dụng CNTT đối với quá trình đào tạo đã được triển khai, thực hiện cơ bản, đáp ứng những yêu cầu mô hình như ở Hình 1 cũng như đối với một cơ sở đào tạo trọng điểm trong hệ thống giáo dục quốc dân. Tuy nhiên, trong quá trình vận hành, hoạt động còn có những khó khăn, thách thức đặt ra với hoạt động quản lý đào tạo, đó là:

Thứ nhất, do hệ thống phần mềm ứng dụng được thiết kế dựa trên yêu cầu của bài toán và công nghệ không đồng bộ, khi có sự thay đổi về quy định, quy chế dẫn đến khó khăn nếu có yêu cầu về thay đổi lại hệ thống ứng dụng cho phù hợp, đặc biệt là về mặt thời gian, kinh phí và các nguồn lực khác. Đây là một trong những vấn đề thường gặp ở hầu hết các hệ thống do thực tiễn biến động, các cơ quan chủ quản cần có những điều chỉnh theo tình hình mới, trong khi đó, hệ thống ứng dụng đã được thiết kế và vận hành theo mô hình cũ. Nếu không có kế hoạch, giải pháp xử lý phù hợp sẽ dẫn đến khó thống nhất được quy trình, quy chế áp dụng cho hệ thống cũng như các chức năng, nghiệp vụ khác trên hệ thống ứng dụng.

Thứ hai, đó là khó khăn do thiếu tính đồng bộ, các hệ thống ứng dụng được đầu tư theo hình thức đầu tư công, nhiều thời điểm khác nhau, có sự hạn chế về kinh phí, thời gian đầu tư, vận hành và công nghệ áp dụng nên khó có sự đồng bộ dẫn đến khó khăn trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung. Từ đó, khó liên kết, đồng bộ và tự động hóa các quy trình hoạt động như theo mô hình tổng thể ở Hình 1 dựa trên thực tế triển khai ứng dụng ở Học viện theo mô hình thể hiện ở Hình 2, nếu các phần mềm được phân chia theo chức năng của mỗi đơn vị (mỗi phần mềm thực hiện riêng rẽ một nhiệm vụ) không có sự đồng bộ dữ liệu, dẫn đến sai lệch thông tin hoặc phải thêm công đoạn chuyển đổi, xử lý dữ liệu theo hình thức thủ công trước khi đưa sang một phần mềm mới.

Thứ ba, khó khăn về việc chuyển đổi thiết bị, công nghệ. Do yêu cầu từ thực tiễn quản lý ngày càng cao, công nghệ thay đổi nhanh dẫn đến sự khác biệt về thiết bị, công nghệ giữa phần mềm, chức năng cũ và mới. Hình thức, chi phí chuyển đổi, hợp nhất về công nghệ giữa các ứng dụng này cũng là vấn đề đặt ra, nếu không giải quyết sẽ dẫn đến không đảm bảo về an toàn thông tin hoặc không thể kết nối, liên thông được hệ thống với nhau dẫn đến kém hiệu quả trong quản lý điều hành.

Cuối cùng, đó là khó khăn trong quá trình sử dụng. Để ứng dụng một phần mềm hệ thống cần có những người sử dụng thuần thục, hiệu quả. Tâm lý ngại chuyển đổi, thói quen, hình thức làm việc là một vấn đề thường gặp của người sử dụng dẫn đến hệ thống kém hiệu quả trong khai thác, vận hành.

Qua một số điểm nêu trên, chúng tôi thấy việc tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý đào tạo là thực sự cần thiết. Trước hết, hoạt động này là nhiệm vụ cơ bản nhất ở mỗi cơ sở đào tạo, có sự tham gia của hầu hết các đơn vị chức năng để phục vụ người học và các chủ thể khác. Tăng cường ứng dụng CNTT để “số hóa” các quy trình, quy chế và dữ liệu phục vụ cho sự khai thác hệ thống một cách đồng bộ, hiệu quả hơn. Đồng thời, thông qua việc sử dụng CNTT giúp các đối tượng tham gia vào hệ thống nâng cao được trình độ chuyên môn nghiệp vụ, thói quen, thái độ chuyên nghiệp hơn trong hoạt động nghề nghiệp của mình, nâng cao uy tín, vị thế của một cơ sở đào tạo trong tình hình hiện nay. Trong khuôn khổ của nghiên cứu này, chúng tôi đề xuất một số giải pháp cơ bản cho những vấn đề nêu trên nhằm đóng góp vào góc nhìn tổng thể của một hoạt động quản lý quan trọng của Nhà trường.

3. Một số giải pháp tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo tại Học Viện Báo chí và Tuyên truyền hiện nay

3.1. Nhận thức tính tất yếu khách quan về tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý đào tạo

Trước hết, chúng ta thấy rằng, đào tạo đại học theo hình thức tín chỉ và các hệ đào tạo khác trong bối cảnh tinh gọn bộ máy, cắt giảm nhân sự, việc ứng dụng CNTT để thực hiện quá trình quản lý đào tạo là cơ bản, cốt yếu duy trì và nâng cao hiệu quả quản lý của Học viện. Nếu không tăng cường ứng dụng CNTT sẽ dẫn đến phải thực hiện thủ công hoặc tự động kết hợp với thủ công những nhiệm vụ cụ thể dẫn đến nhiều khó khăn trong những luồng công việc cần phải thực hiện và những rủi ro mang tính tổng thể khác đi kèm. Do đó, tập thể lãnh đạo và những chủ thể tham gia vào quá trình này cần phải nhận thức đúng đắn vai trò của việc tăng cường ứng dụng CNTT, từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch cụ thể nhằm thực hiện tốt công tác lãnh đạo, chỉ đạo cũng như thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn theo yêu cầu.

3.2. Làm rõ yêu cầu bài toán, hoàn thiện quy trình, quy chế về quản lý đào tạo trước khi xây dựng và triển khai hệ thống ứng dụng CNTT

Để đảm bảo thệ thống quản lý vận hành thông suốt, mỗi cơ sở đào tạo cần phải xây dựng, áp dụng bộ quy trình phù hợp với đặc thù của mình. Trong quy trình đó phải thể hiện được tính đóng và tính mở, tính đóng tức là những vấn đề có tính cố định, xuyên suốt phải mang tính nền tảng, thống nhất. Tính mở đó là những vấn đề có tính thay đổi theo kế hoạch với thời gian ngắn hạn hơn. Các quy trình và quy chế này, là nền tảng cho hệ thống quản lý vận hành. Nếu vẫn còn chồng lấn, dư thừa, sai lệch về chức năng nhiệm vụ sẽ dẫn đến hệ thống vận hành sai yêu cầu, các luồng thông tin không đảm bảo được so với yêu cầu thực tiễn đặt ra. Đồng thời, cần phải khảo sát, phân tích và thiết kế đồng bộ hệ thống, làm rõ yêu cầu bài toán để triển khai, hiệu quả các nhiệm vụ đặt ra.

3.3. Định hướng chủ trương, phương án kỹ thuật trong ứng dụng CNTT cho hệ thống quản lý đào tạo

Với sự phát triển của CNTT nhanh và mạnh trong bối cảnh hiện nay, việc lựa chọn công nghệ ứng dụng cho hệ thống theo đặc thù và nguồn lực của cơ sở đào tạo là một vấn đề thiết yếu, nếu không có tính kế thừa, phù hợp với yêu cầu bài toán đặt ra sẽ dẫn đến lạc hậu, khó vận hành trong tương lai. Thông thường, có hai dạng phần mềm ứng dụng liên quan, mỗi dạng có những ưu nhược điểm khác nhau mà mỗi cơ sở đào tào cần phải phân tích và lựa chọn phù hợp:

i) Ứng dụng phần mềm dạng cài đặt trên máy tính bàn (desktop application) là dạng phần mềm được thiết kế để chạy độc lập trong máy tính bàn hoặc máy tính xách tay; hoặc có thể mở rộng ra là có cơ sở dữ liệu kết nối đến một máy chủ dữ liệu khác. Ứng dụng này có ưu điểm là ít lệ thuộc vào đường truyền kết nối mạng, thực hiện nhanh các truy xuất cơ bản do tận dụng được tài nguyên của máy tính cá nhân. Tuy nhiên, loại hình này gặp nhiều khó khăn trong việc quản trị cũng như những vấn đề về đồng bộ, an toàn thông tin;

ii) Ứng dụng phần mềm dựa trên công nghệ web (web application), là ứng dụng được lưu trữ, thực hiện tính toán, xử lý thông tin tại một máy chủ đặt từ xa, người sử dụng dựa trên kết nối Internet để truy cập sử dụng hệ thống. Ưu điểm của dạng thức này là sự đồng bộ và quản lý tập trung, dễ dàng chỉnh sửa, khai thác và quản trị, sử dụng dành cho nhiều loại thiết bị khác nhau. Đặc biệt, có thể tận dụng được công nghệ điện toán đám mây và những công nghệ mới trong khai thác dữ liệu tập trung và phân tán. Tuy nhiên, một trong những điểm yếu của loại hình này đó là sự phụ thuộc vào tốc độ đường truyền mạng. Do đó, tùy thuộc vào đặc thù, nguồn lực của mỗi đơn vị cần có quyết định phù hợp trong lựa chọn các phương án kỹ thuật áp dụng trong hệ thống quản lý của mình nhằm nâng cao hiệu quả vận hành và sử dụng hệ thống.

3.4. Xây dựng kế hoạch, nguồn lực cho việc ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo

Với tính cấp thiết của việc ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo, cũng như những yêu cầu về công tác chuẩn bị đầu tư, xây dựng và vận hành hệ thống. Cần phải có kế hoạch và lộ trình thực hiện cụ thể, khoa học cho vấn đề này. Trước hết, cần thống nhất chủ trương, hoàn thiện quy trình, quy chế, phân tích, xác định đúng thực trạng và yêu cầu bài toán mà Học viện đang cần, đồng thời, chuẩn bị kế hoạch, phương án đầu tư nguồn lực lớn về tài chính, con người để vận hành hệ thống. Bởi trong quá trình vận hành, khi có sự thay đổi về quy trình, chức năng, phải thiết kế lại các luồng thông tin của hệ thống dẫn đến tốn kém và nguy cơ dẫn đến phá vỡ cấu trúc chung của toàn bộ quá trình.

Sự điều chỉnh, bổ sung về công nghệ và thiết bị là cần thiết giúp hệ thống vận hành hiệu quả, đảm bảo an ninh, an toàn dữ liệu. Nếu sử dụng dạng thức mua dịch vụ, cơ sở đào tạo sẽ đối mặt với những điều khoản khi thay đổi hợp đồng, làm tăng giá tiền hoặc lệ thuộc vào quyết định của đối tác có thực hiện yêu cầu mới hay không, đây là một vấn đề khó khăn trong việc tối tưu các nguồn lực đảm bảo cho hệ thống ở mỗi cơ sở đào tạo. Nếu sử dụng dạng thức đầu tư xây dựng ứng dụng, cần chuẩn bị nguồn lực tài chính và nhân lực để vận hành, thay đổi theo yêu cầu thực tiễn đề ra, nguồn lực dành cho vận hành có thể gấp nhiều lần so với đầu tư ban đầu.

3.5. Bồi dưỡng năng lực ứng dụng CNTT cho cán bộ tham gia hệ thống quản lý đào tạo

Trong các giải pháp về tăng cường ứng dụng CNTT trong quản lý đào tạo, chúng tôi thấy nổi lên vấn đề, đó là nguồn lực về con người. Hệ thống không chỉ cần những chuyên viên về CNTT, mà còn cả những kỹ năng, thái độ và sự chuyên nghiệp của tất cả những đối tượng tham gia vào hệ thống. Do hệ thống không thể phủ kín được tất cả các trường hợp bảo mật hoặc thỏa mãn tất cả các yêu cầu chức năng trong bài toán thực tiễn nên kiến thức, kỹ năng giải quyết vấn đề khó khăn của mỗi cán bộ, đặc biệt là cán bộ lãnh đạo quản lý trực tiếp, các chuyên viên trực tiếp triển khai, thực hiện là quan trọng và cấp thiết.

Để giải quyết được vấn đề này, cơ sở đào tạo phải có chính sách, kế hoạch thu hút được những người vừa có chuyên môn, chuyên ngành và kỹ năng CNTT thông qua tuyển dụng hoặc bồi dưỡng thường xuyên, định kỳ. Tổ chức các hội thảo, công tác thực tế để bồi dưỡng, chia sẻ kinh nghiệm trong hoạt động quản lý giữa các cơ sở đào tạo với nhau. Qua đó, nâng cao được chất lượng đội ngũ của mình.

Việc tăng cường ứng dụng CNTT trong hoạt động quản lý của mỗi cơ sở đào tạo là nhiệm vụ cần thiết, cần có những giải pháp cụ thể, xuyên suốt để triển khai hiệu quả những vấn đề mà thực tiễn đặt ra. Dựa trên mô hình quản lý đào tạo chung và hiện trạng thực tiễn tại Học viện, chúng tôi đề xuất năm giải pháp, qua đó cung cấp thêm cho các nhà quản lý những góc nhìn về hệ thống. Trong các giải pháp đó, giải quyết vấn đề về con người là cơ bản, căn cốt, là nguồn lực then chốt để lựa chọn các giải pháp mang tính kỹ thuật khác. Từ đó ứng dụng CNTT có hiệu quả hơn trong quản lý đào tạo tại Học viện Báo chí và Tuyên truyền./.

_________________________________________________

(1) Hội đồng Quốc gia (2002),  Bổ sung định nghĩa về đào tạo,  Nxb. Từ điển Bách khoa Việt Nam,  Hà Nội, T.2.

(2) Đức, Trần Khánh (2019), Quản lý đào tạo và quản trị nhà trường hiện đại, Nxb. Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội.

(3)  Cao Thị Châu, "Quản lý hoạt động đào tạo theo cách tiếp cận bộ tiêu chuẩn đánh giá cấp chương trình đào tạo của AUN - QA tại trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học quốc gia TP. Hồ Chí Minh".

(4) Chức năng nhiệm vụ của Học viện Báo chí và Tuyên truyền, truy cập ngày 11.7.2022, tại trang web https://ajc.hcma.vn/gioithieu/pages/chuc-nang-va-nhiem-vu.aspx?CateID=748 &ItemID=3196.

(5) Chuyên trang Đào tạo & Tuyển sinh - Học viện Báo chí và Tuyên truyền, truy cập ngày 11.6.2022, tại trang web https://daotaoajc.edu.vn/.